【政策解读】——《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》

       近日，国务院办公厅印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（以下简称《办法》），就进一步规范政务服务电子文件归档和电子档案管理，推动各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理全流程电子化，从机制和流程上提出明确要求，便利企业和群众办事。

      随着数字政府建设工作的深入推进，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出了加强电子文件归档和电子档案移交接收的目标任务，电子文件的管理与归档已经成为加强政务服务建设“最后一公里”的突出需求，进一步规范与推进电子文件归档与电子档案管理的工作迫在眉睫。

一、有力促进政务服务无纸化办理和材料免交

      长期以来，纸质文件归档成为制约政务服务推进无纸化办理和纸质材料免提交的突出问题。此次新颁布的《办法》明确提出，来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。这为政务服务无纸化办理，让申请人免交纸质材料，提高政务服务效能提供重要制度保障。

《办法》指出，来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

二、高效开展政务服务电子文件归档与电子档案管理工作

    《办法》明确，各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，审查政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，会同有关部门研究制定相关规章制度和标准规范。

      有方信息助力于【西安市一体化政务服务平台电子档案系统】项目政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，全力推动完善政务服务办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统建设，做好政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等工作。

     各级档案馆有明确政务服务电子档案移交进馆要求，有方信息无纸化解决方案满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。

三、规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作

《办法》要求，各级政务服务机构应当依托全国一体化政务服务平台，积极推进政务服务办理系统与电子档案管理信息系统衔接。依据档案管理相关文件以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务目录等确定本单位政务服务电子文件归档范围和档案保管期限。政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围。

有方信息致力于推动各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理全流程电子化管理，有力支撑政务服务“一网通办”，不断提升企业和群众的获得感和满意度。

四、系统架构设计

有方信息根据《办法》的相关规定和其他相关技术、管理和数据标准规范执行，在【西安市一体化政务服务平台电子档案系统】项目中建立并实施了一套适用需求、满足要求的政务服务业务电子档案系统，有效促进政务服务电子文件接收归档、长久保存和共享利用。

电子档案系统架构设计：

（1）基础设施体系：基础设施是系统建设的基础和前提。本项目基础设施复用电子政务网络、计算机存储设施、信息安全设施，不再单独建设。

（2）数据资源体系：在信息资源方面，利用现有政务服务资源信息库，建设相关业务库，为电子档案系统提供数据支撑。

（3）应用支撑体系：利用现有政务服务平台应用支撑能力开发建设各类应用。

（4）业务应用体系：应用体系是系统建设的主要内容，围绕各项业务，以信息资源开发利用为主线，基于应用支撑组件，建立信息共享机制和业务协同体系。

（5）用户及服务体系：服务是系统建设的出发点和落脚点。

（6）标准规范支撑体系：信息化系统的建设，标准化是实现互联互通的保障。本系统的设计遵循国家政务服务和各地相关标准规范，可为实现跨部门、纵向与横向的数据共享交换提供基础保障。

（7）安全运维支撑体系：各级政务服务机构应当依托国家政务服务信息化的统一部署，相互配合，相互支持，共同促进政务服务信息化的协调健康发展。

五、电子文件归档

（1）文件收集

     政务服务事项办结后,系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录,自动将政务服务事项办理过程中形成的电子文件组件及元数据采集至归档文件夹中。

（2）整理

     将采集的电子文件组件及元数据按国标的规定有序地存放至归档文件夹中，并按预先设置的命名规则生成电子文件号，对归档文件夹进行命名。

（3）形成归档信息包

     将完成整理的电子文件组件及元数据以归档文件夹为单位进行压缩打包形成归档信息包。

（4）清点

     对归档信息包可通过可信时间戳和数字摘要技术手段生成验证信息,确保其可追溯.生成的验证信息单独保存,并与归档信息包建立关联。

（5）归档审核

     电子归档分为归档和审核两部分，窗口人员办结办件后对档案进行归档申请，由档案审核员进行审核，审核通过后归档。